AI op communicatieafdeling RKC.
01 · Het probleem
RKC Waalwijk heeft grote ambities, op en naast het veld. Achter de schermen liep de communicatieafdeling tegen één vraag aan: hoe houd je de communicatie persoonlijk en professioneel, terwijl je ruimte creëert voor nieuwe, creatieve ideeën? Alle tijd ging op aan de uitvoering
02 · De oplossing
Vijf maanden consultancy met een consultant 1 tot 2 dagen per week op locatie, gecombineerd met AI-trainingen. Wekelijkse meetings, een frisse blik op alle processen, en vraagstukken die direct werden opgepakt in plaats van in een plan te belanden.
03 · Het resultaat
De hele communicatieafdeling werkt anders: zes gepersonaliseerde mails in plaats van één, custom GPT’s voor wedstrijdverslagen, en visuele content in clubstijl. Meer engagement, meer ruimte voor creatieve groei.
Zes gepersonaliseerde mails in minder tijd dan die ene standaardmail kostte.
Wat is een AI-consultancytraject?
Een AI-consultancytraject is een samenwerking waarin een consultant meedraait in de organisatie, de werkelijke processen ziet en samen met het team AI-oplossingen bouwt.
In dit geval vijf maanden lang, met een consultant 1 tot 2 dagen per week op locatie, gecombineerd met AI-trainingen.
Waarom niet iedereen dezelfde mail wil
RKC Waalwijk heeft een brede aanhang, van de harde kern op de tribune tot zakelijke partners. Verschillende groepen mensen, elk met een eigen relatie met de club.
En toch kreeg iedereen dezelfde standaardmail. Niet omdat de communicatieafdeling dat wilde, maar omdat de tijd ontbrak om meerdere versies te maken. De content moet persoonlijk en professioneel zijn en visueel kloppen met de clubstijl. Dat maal zes was onhaalbaar in de bestaande bezetting.
Capaciteit bouwen in plaats van capaciteit inhuren
De focus lag op één hoofddoel: meer tijd en ruimte creëren voor creativiteit. Niet door mensen aan te nemen of werk uit te besteden, maar doordat het eigen team het structureel zelf kan. Dat vraagt een andere aanpak dan een losse training.
Daar komt consultancy in beeld. Geen adviseur die vanaf de zijlijn rapporteert, maar iemand die een aantal dagen per week aan tafel zit. Die de echte werkprocessen ziet, de vraagstukken van die week oppakt, en werkt aan een team dat het op termijn zelf doet.
Zo werkt AI op de clubcommunicatie
Vijf maanden, één consultant, 1 tot 2 dagen per week in het Mandemakers Stadion. Wekelijkse meetings, een frisse blik op de processen, en AI-trainingen om het team op niveau te brengen. Doordat de consultant op locatie werkte, kwamen de échte vraagstukken boven tafel en werden ze direct aangepakt.
Een van de eerste grote stappen was de e-mailmarketing: van één standaardmail naar zes gepersonaliseerde mails, elk met een boodschap die voelt alsof die speciaal voor die groep is geschreven, in minder tijd dan voorheen. Dat leverde meer engagement en een sterkere connectie met de club op.
Daar bleef het niet bij. Het team bouwde custom GPT’s voor terugkerend werk, waarvan die voor wedstrijdverslagen het meest opvalt: datum, uitslag en opvallende momenten erin, en binnen seconden staat er een verslag in de tone-of-voice van de club. En met MidJourney maakt RKC nu zelf visuele content die past bij de uitstraling van de club, van mailheaders tot brochures. De kwaliteit ging omhoog terwijl het team er minder tijd aan kwijt is.
Na vijf maanden had het team genoeg handvatten om zelfstandig verder te gaan. Niet één oplossing dus, maar een communicatieafdeling die anders werkt en meer ruimte heeft voor creatieve groei.
Laatst gewijzigd: augustus 2026
“We zouden PromptGorillas zeker aanraden aan andere bedrijven. De samenwerking was super en zelfs na afloop van het traject houden we nog steeds contact. ”
Cases
Meer cases
AI in de technische dienstverlening.
Achter het buitenwerk van Zegwaard zit planning, rapportage en dossiervorming. Na de training liep iedereen tegen andere vragen aan. Onze consultant werkte per medewerker de eigen casus uit.
Kao: hoe een FMCG-marketingteam met AI begon te winnen
Content maken kost tijd die een marketingteam niet heeft. AI was binnen Kao onbekend terrein. Nu maakt het team er sneller content mee.
AI in een creatief bureau, merkvast.
Elke klant heeft eigen tone-of-voice-regels, terminologie en stijlafspraken. Die bewaken kostte NOSUCH bij elke uiting tijd. Nu bewaakt een GPT per klant de merkconsistentie.
FAQ
Veelgestelde vragen
Een training geeft een groep dezelfde basis in één of enkele dagen. Een consultancytraject loopt maanden door en bouwt samen met het team aan werkende oplossingen in de eigen processen. Bij RKC Waalwijk is dat een consultant 1 tot 2 dagen per week op locatie, vijf maanden lang.
Door de opzet en de terugkerende bouwstenen te automatiseren en de inhoudelijke keuze bij het team te laten. RKC Waalwijk gaat van één generieke mail naar zes doelgroepgerichte mails in minder tijd dan voorheen, van harde kern tot zakelijke partner. Het resultaat is meer engagement en een sterkere connectie met de club.
Bij RKC Waalwijk schrijft een custom GPT wedstrijdverslagen: je geeft datum, uitslag en opvallende momenten mee en binnen seconden staat er een verslag in de juiste tone-of-voice. Daarnaast draaien er beeldworkflows voor mailheaders en brochures in clubstijl.
Dat de échte vraagstukken boven tafel komen en direct worden opgepakt. Bij RKC Waalwijk zorgden de wekelijkse meetings ervoor dat nieuwe kennis meteen kon worden toegepast, zonder lange wachttijden of onduidelijke plannen.
Dat hangt af van het doel. Bij RKC Waalwijk liep het traject vijf maanden, met een consultant 1 tot 2 dagen per week op locatie. Aan het eind van die periode had het team genoeg handvatten om zelfstandig verder te bouwen, en dat is ook het doel: capaciteit opbouwen, geen afhankelijkheid.
Je team is goed, alleen ontbreekt de tijd voor wat je écht wilt doen
Veel organisaties zitten in dezelfde fase als RKC: er is ambitie, er is kwaliteit, maar de capaciteit om stappen te zetten ontbreekt. Een consultancytraject is iets anders dan een training of een losse opdracht, het bouwt die capaciteit samen met jou op. In een kennismakingsgesprek bekijken we of dat past bij wat jullie nodig hebben.