Hoe RKC Waalwijk de hele communicatieafdeling veranderde met AI in een paar maanden

RKC Waalwijk heeft grote ambities, zowel op als naast het veld. Maar achter de schermen liep het team tegen een uitdaging aan: hoe houd je de communicatie persoonlijk en professioneel, terwijl je ruimte creëert voor nieuwe, creatieve ideeën? Samen met PromptGorillas vonden ze de oplossing in een consultancytraject.

Van algemene mails naar persoonlijke verbinding

De focus lag op één hoofddoel: meer tijd en ruimte creëren voor creativiteit. Door de inzet van een consultant die 1 à 2 dagen per week op locatie was, kreeg het team niet alleen wekelijkse ondersteuning, maar ook een frisse blik op de processen. Hierdoor konden de échte vraagstukken boven tafel komen en direct worden aangepakt.Een van de eerste grote stappen was het verbeteren van de e-mailmarketing. Waar er vroeger één standaard mail naar alle doelgroepen werd gestuurd – van de harde kern tot zakelijke partners – kunnen ze nu in minder tijd zes gepersonaliseerde mails uitsturen. Elke doelgroep krijgt een boodschap die voelt alsof die speciaal voor hen geschreven is. Het resultaat? Meer engagement en een sterkere connectie met de club.

Custom GPT’s en snelle verslagen

Maar dat was nog maar het begin. Samen met PromptGorillas heeft RKC custom GPT’s gebouwd die bijvoorbeeld wedstrijdverslagen schrijven. Geef de datum, uitslag en wat opvallende momenten door, en binnen enkele seconden staat er een professioneel verslag klaar – volledig in de tone-of-voice van de club. Een enorme tijdsbesparing, die ervoor zorgt dat het team zich kan richten op andere creatieve taken.

Visuele content in een handomdraai

Niet alleen de tekstuele kant kreeg een upgrade. Met behulp van Midjourney creëert RKC nu visuele content die perfect past bij de uitstraling van de club. Denk aan indrukwekkende headers voor mailings en visuele elementen voor brochures. De kwaliteit is omhooggegaan, terwijl het team minder tijd kwijt is.

Waarom PromptGorillas?

Volgens RKC Waalwijk heeft het consultancytraject echt een verschil gemaakt. De wekelijkse meetings zorgden ervoor dat het team steeds nieuwe kennis direct kon toepassen, wat de impact alleen maar groter maakte. En doordat de consultant op locatie werkte, konden vraagstukken direct opgepakt worden – geen lange wachttijden of onduidelijke plannen, maar actie. Na vijf maanden tijd hadden ze genoeg handvatten om zelfstandig ver te kunnen.Met een slimme combinatie van AI-trainingen, hands-on consultancy en praktische tools zoals ChatGPT en MidJourney heeft RKC Waalwijk niet alleen hun communicatie verbeterd, maar ook meer ruimte gecreëerd voor creatieve groei.