AI structureel verankerd in een adviesbureau van 300+

Goudappel, een mobiliteitsadviesbureau met 250+ medewerkers, besloot AI niet te zien als losse tool maar als structureel onderdeel van hun organisatie.

Ze startten met een inspiratiesessie, gevolgd door meerdere trainingen voor verschillende groepen medewerkers.

Niet alleen om te begrijpen wat AI vandaag kan, maar vooral om te leren hoe je er zelf mee omgaat en kansen in je eigen werkprocessen herkent.

Zo ontwikkelden medewerkers een toekomstgerichte denkwijze en leerden ze AI slim en veilig toepassen in hun werk.

PromptGorillas begeleidde dit traject stap voor stap.

Begin ook bij kennis. Volg onze introductietraining en zet net als Goudappel de eerste stap naar een organisatie die klaar is voor de toekomst van AI.

Heldere basis: beleid en kaders

Bij Goudappel (300+ medewerkers, actief in mobiliteit en data) begon de AI-reis niet bij tools of experimenten, maar bij de basis: beleid en kaders.

Vanuit het management werd bewust gekozen om eerst duidelijkheid te scheppen. Samen met hun IT- en AI-werkgroep legden ze vast wat wél en níet mocht. Dat klinkt misschien formeel, maar het bleek cruciaal. Want zodra medewerkers niet precies weten wat veilig is, houden ze zich vaak stil en doen ze liever niets. Met heldere regels krijgen ze juist de vrijheid en het vertrouwen om te experimenteren.

Eerste stap: inspireren en enthousiasmeren

Toen het beleid stond, trapte Goudappel de interne implementatie af met een lunchsessie gegeven door onze trainer Alex klein. Geen lange training, maar een laagdrempelige inspiratiebijeenkomst om iedereen mee te krijgen. Het doel was niet om direct alles uit te leggen, maar om het hele team te laten zien: AI gaat ook jullie werk raken en dat kan kansen opleveren. Door in een uur te laten zien wat AI kan en waarom het relevant is, werd de drempel verlaagd en ontstond nieuwsgierigheid. Deze stap bleek waardevol, omdat draagvlak bij álle medewerkers essentieel is. Als alleen een paar enthousiastelingen mee zijn, stokt de verandering snel.

Met deze aanpak kreeg iedereen dezelfde basisinspiratie en voelde het als een gezamenlijk startpunt.

Structureel trainen in groepen

Na de inspiratiesessie begon het echte werk. In meerdere rondes volgden introductietrainingen op verschillende locaties, waaronder Deventer en Den Haag. Elke groep bestond uit een mix van afdelingen en functies, zodat verschillende perspectieven samenkwamen. De trainingen waren bewust niet alleen gericht op theorie - “dit is wat AI nu kan” – maar op een manier van denken: hoe splits je een werkproces op, hoe bouw je goede prompts en hoe herken je kansen om AI slim in te zetten? Daarmee leerden medewerkers niet alleen een tool bedienen, maar vooral een aanpak die ze ook bij toekomstige ontwikkelingen kunnen toepassen. Voor medewerkers die al verder waren, werden verdiepende sessies georganiseerd. Zij leerden nog meer focussen op integratie in hun dagelijkse processen. Zo kreeg iedereen een stap die aansloot bij zijn of haar niveau.

Kennisdeling stimuleren

Tijdens de trainingen bij Goudappel lag de nadruk niet alleen op individueel leren, maar ook op het delen van inzichten. Medewerkers werden aangemoedigd om hun beste prompts, ideeën en uitgewerkte processen met elkaar te bespreken. Zo leerden ze sneller van elkaars voorbeelden en konden ze inspiratie meenemen naar hun eigen werk. Het idee is simpel: als één iemand ontdekt hoe een proces slimmer kan met AI, kan de rest daar ook direct van profiteren. Op die manier ontstaat een cultuur waarin kennisdeling vanzelf een vliegwiel wordt voor verdere groei.

Langetermijnpartnerschap

Vandaag de dag loopt er nog steeds eenstructureel traject met Goudappel. Trainingen en verdiepingssessies volgen elkaar op, met hetzelfde doel: AI stap voor stap verweven in de manier van werken.

Daarbij ligt de nadruk steeds op het ontwikkelen van vaardigheden en denkwijzen, niet op losse trucs. Medewerkers leren hoe ze AI verantwoord en slim inzetten, ook als er morgen nieuwe tools of functies verschijnen. Zo blijft de organisatie niet afhankelijk van één hype of moment, maar groeit ze mee met de ontwikkelingen. Voor Goudappel betekent dit dat AI niet iets eenmaligs is, maar een structureel onderdeel van hun organisatie.

Onze samenwerking met Goudappel laat zien dat AI-trajecten niet alleen draaien om losse trainingen, maar om een aanpak die écht in de organisatie landt. Misschien wil jij met je bedrijf serieus aan de slag met AI, maar wil je niet dat het blijft bij losse experimenten of eilandjes binnen teams. Zo werd Goudappel niet alleen deelnemer van een training, maar een partner in een traject waarbij medewerkers stap voor stap leerden hoe ze AI structureel en veilig in hun werkprocessen kunnen integreren.