Hoe BeGlobal van uren naar 52 seconden ging met AI-offerteautomatisering

De droom van elke ondernemer is groei, maar bij BeGlobal zorgde die groei voor een onverwachte muur. Met een assortiment van 100.000 artikelen was het handmatig samenstellen van een persoonlijk voorstel veranderd in een tijdrovende administratieve klus. Terwijl de aanvragen binnenstroomden, zat het team vast in een eindeloze cyclus van zoeken, knippen en plakken in PowerPoint-presentaties.

PromptGorillas stapte in om deze 'AI-chaos' te doorbreken. We bouwden een intelligente 'Proposal Engine' die de volledige workflow overneemt: van de eerste digitale briefing tot de visuele puntjes op de i. Het resultaat is een technologisch hoogstandje: een proces dat voorheen uren in beslag nam, wordt nu technisch uitgevoerd in slechts 52 seconden. BeGlobal is hiermee getransformeerd naar een organisatie die tien keer zoveel offertes verstuurt met exact hetzelfde team.

Wie is BeGlobal?

BeGlobal is niet zomaar een leverancier; zij zijn architecten van merkbeleving die Product Media inzetten om merken tot leven te wekken. Al meer dan 20 jaar helpen zij grote organisaties om een blijvende indruk achter te laten bij medewerkers en relaties. Of het nu gaat om een doordacht onboarding-pakket of een grootschalige kerstcampagne, BeGlobal verzorgt het volledige traject van concept tot fulfilment.Als full-service partner staat BeGlobal bekend om hun creativiteit en volledige ontzorging. Vanuit hun moderne distributiecentrum in Waddinxveen bedienen zij klanten door heel Europa. Hun ambitie is helder: het proces voor de klant zo makkelijk mogelijk maken, waarbij de merkidentiteit van de opdrachtgever altijd de hoofdrol speelt.

Handwerk versus ambitie

Ondanks de moderne visie van het bedrijf, botste de dagelijkse operatie op een zware uitdaging. Het enorme succes en de groeiende vraag werden de grootste bottleneck.

• Verdwaald in Variatie: Met 100.000 producten in de database was het vinden van de perfecte match op basis van budget, kleur en thema een tijdrovende zoektocht voor de accountmanager.
• De PowerPoint-Val: Elke offerte moest handmatig worden opgebouwd, waarbij productfoto's en specificaties één voor één werden gekopieerd.
• Capaciteitsverlies: Dit repetitieve werk slokte de commerciële capaciteit van het team volledig op, waardoor potentiële omzet bleef liggen.
• Een Plafond voor Groei: Het team kon door de administratieve last slechts een beperkt aantal offertetrajecten per jaar verwerken, terwijl de pipeline vol zat.

Workflow-automatisering met PromptGorillas

Wij helpen bedrijven winnen door abstracte AI-thema's te vertalen naar concrete winst. Voor BeGlobal hebben we een workflow ontworpen die techniek en menselijke expertise combineert volgens het 'Human-in-the-loop' principe.

De oplossing is een naadloze digitale keten:

• Conversational Intake: Een slimme chat-interface helpt de sales-expert om de briefing van de klant haarscherp vast te leggen.
• AI-gestuurde Productmatch: Een AI-agent doorzoekt razendsnel de voorraad in Supabase en het CRM om de meest relevante producten voor te stellen op basis van de specifieke klantcontext.
• Beeldmagie met Nano Banana: Om de beleving compleet te maken, genereert AI automatisch sfeervolle, thematische visuals voor de geselecteerde producten, passend bij de gelegenheid.
• Instant Presentatie: In minder dan een minuut wordt een volledige Google Slides-presentatie gegenereerd, inclusief alle details, klaar voor de laatste kwaliteitscheck.

De impact van 10x meer offertecapaciteit

De implementatie van deze AI-automatisering heeft de operatie van BeGlobal fundamenteel veranderd.

• Tienvoudige Output: De capaciteit om offertes te genereren is met factor 10 gestegen, wat de weg vrijmaakt voor enorme schaalbaarheid.
• Extreme Tijdsbesparing: De doorlooptijd is gereduceerd van uren handmatig werk naar een technische uitvoering van slechts 52 seconden.
• Focus op de Relatie: De accountmanagers zijn bevrijd van administratief corvee en kunnen zich weer volledig richten op creatief advies en het bouwen van sterke klantrelaties.
• Beschermde Marges: Door de reductie in handmatig werk zijn de operationele kosten per offerte drastisch gedaald, wat direct bijdraagt aan de winstgevendheid.

Een toekomst zonder administratieve grenzen

BeGlobal laat zien dat je door gericht te automatiseren niet alleen tijd bespaart, maar je hele businessmodel schaalbaar maakt. Ze zijn niet langer beperkt door de uren in een dag, maar worden gedreven door de kwaliteit van hun advies. Door AI te integreren in de kern van hun salesproces, heeft BeGlobal een voorsprong genomen op de concurrentie die wél blijft hangen in handwerk